DOW VERFAHRENSORDNUNG

§ 8 ABS. 2 DES
DEUTSCHEN LIEFERKETTENSORGFALTSPFLICHTENGESETZES (LkSG)

ANWENDUNGSBEREICH

Zweck dieser Verfahrensordnung ist die transparente Darstellung unseres Beschwerdeverfahrens im Sinne des § 8 Abs. 2 LkSG. Diese Verfahrensordnung gilt für jede Person, die eine Meldung über menschenrechtsbezogene und umweltbezogene Risiken oder Verstöße in unserer Lieferkette machen möchte, die durch unsere Geschäftstätigkeit oder die unserer Lieferanten entstanden sind. Unser Beschwerdeverfahren steht unseren Mitarbeitern, den Mitarbeitern unserer Zulieferer und allen anderen interessierten Dritten offen.

EINE MELDUNG EINREICHEN

Meldungen können telefonisch oder online eingereicht werden. Unsere Telefon-Hotline ist weltweit kostenlos und rund um die Uhr erreichbar. Die Liste der gebührenfreien internationalen Telefonnummern finden Sie hier. Außerdem können Sie hier eine Online-Meldung einreichen. Beide sind in mehreren Sprachen verfügbar. Beide Optionen bieten die Möglichkeit, anonym zu bleiben.

Dow-Mitarbeiter können sich auch an ihren Vorgesetzten, das Office of Ethics and Compliance („OEC“), ein Mitglied des regionalen Ethik- und Compliance-Ausschusses, einen Vertreter der Personalabteilung oder direkt an einen Rechtsanwalt der Dow-Rechtsabteilung wenden.

VERFAHREN

Die Meldungen werden von einem externen Anbieter, EthicsPoint, entgegengenommen, der sowohl die Telefon-Hotline als auch das Online-Meldeformular verwaltet. Der Empfang wird der meldenden Person bestätigt. Die Meldungen werden dann an das zuständige Dow-Team weitergeleitet. Die meldende Person erhält außerdem die Möglichkeit, den Sachverhalt mit den für den Fall zuständigen Dow-Ermittlern zu besprechen.

Die Dow-Ermittler stellen fest, ob es sich bei der Meldung um ein potenzielles menschenrechts- oder umweltbezogenes Risiko oder eine Verletzung handelt, die unter das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) fällt. Gibt es ausreichende Anhaltspunkte für ein Risiko oder einen Verstoß, wird die Meldung weiter untersucht. Die Ermittler von Dow bewerten den Sachverhalt und legen die geeigneten Maßnahmen fest, um festgestellte Risiken zu mindern oder festgestellte Verstöße zu beseitigen. Die meldende Person kann jederzeit eine Information über den aktuellen Stand des Untersuchungsprozesses anfordern.

Obwohl alle Untersuchungen je nach Schwere des Vorwurfs, nach der Art der Untersuchung und anderen Faktoren unterschiedliche Fristen erfordern, streben wir an, eine Untersuchung ab dem Zeitpunkt der Beauftragung innerhalb von 30 bis 60 Tagen abzuschließen.

Das Verfahren wird jährlich oder auf Ad-hoc-Basis überprüft und gegebenenfalls angepasst.

ZUSTÄNDIGKEITEN

Das Beschwerdeverfahren wird vom OEC beaufsichtigt und verwaltet, das auch sicherstellt, dass alle Meldungen in angemessener Weise untersucht werden und gegebenenfalls zu entsprechenden Maßnahmen führen. Jeder Dow-Ermittler oder andere Dow-Mitarbeiter, der für die Untersuchung einer Meldung verantwortlich ist, muss unabhängig und unparteiisch handeln.

VERTRAULICHKEIT UND SCHUTZ VOR VERGELTUNGSMASSNAHMEN

Um die Vertraulichkeit einer Untersuchung zu wahren, werden Informationen über die Untersuchung nur auf Bedarfsbasis verbreitet. Alle beteiligten Dow-Mitarbeiter werden Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Informationen und Materialien, die sich auf die Untersuchung beziehen, ob schriftlich oder mündlich, vertraulich behandelt werden. Jegliche Kommunikation mit Zeugen oder anderen beteiligten Parteien wird Anweisungen zur Wahrung der Vertraulichkeit enthalten.

Dow wird in seinem Einflussbereich keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen dulden, die in gutem Glauben einen möglichen Verstoß melden oder an einer Untersuchung teilnehmen.